Εδώ και αρκετό διάστημα υπάρχουν διάφορα ηλεκτρονικά χρηματοκιβώτια πληκτρολογίου στην αγορά με τεχνικές διαφορές που κάποιες φορές ξενίζουν τον ξενοδόχο. Σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να σας περιγράψουμε αυτές τις διαφορές και να σας βοηθήσουμε να κάνετε την ιδανικότερη επιλογή σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Μέγεθος
Το πρώτο χαρακτηριστικό είναι το μέγεθος. Συνήθως, τα χρηματοκιβώτια δωματίου ξενοδοχείου έχουν μέγεθος που ονομάζεται “laptop”. Είναι αρκετά μικρό έτσι ώστε να χωράει μέσα σε ένα ράφι ντουλαπιού, όμως είναι αρκετά μεγάλο έτσι ώστε να χωράει ένα laptop, ένα tablet ή και μια φωτογραφική μηχανή.
Λίγοι κατασκευαστές φτιάχνουν μικρότερα ή μεγαλύτερα μεγέθη, αλλά έχει επικρατήσει ότι αυτό το μέγεθος είναι το πιο ιδανικό.
Μεγαλύτερα χρηματοκιβώτια συνήθως είναι δύσκολο να τοποθετηθούν μέσα στο δωμάτιο και σπάνια έχουν και ιδιαίτερη πρακτική αξία. Από την άλλη μεριά τα μικρότερα επιλέγονται μόνο όταν δεν υπάρχει διαθέσιμος χώρος και επίσης με την λανθασμένη εκτίμηση ότι είναι πολύ πιο οικονομικά. Διότι τα ηλεκτρονικά είναι ίδια, συνήθως το κόστος αλλάζει πολύ λίγο σε σχέση με το μέγεθος.
Έτσι λοιπόν, η συμβουλή μας σε ότι αφορά το μέγεθος, είναι να επιλέξετε “laptop”, εάν έχετε τον διαθέσιμο χώρο για να τα τοποθετήσετε.
Εισαγωγή κωδικού
Πέρα από το μέγεθος, το βασικότερο που πρέπει να κοιτάξετε είναι τα χαρακτηριστικά που ουσιαστικά διευκολύνουν τη χρήση και από τον πελάτη και από τον ξενοδόχο. Ένα εύκολο στη χρήση χρηματοκιβώτιο για τον πελάτη, σημαίνει λιγότερος χρόνος απασχόλησης για το προσωπικό. Αυτό λοιπόν που πρέπει να κοιτάξετε, είναι το πόσο εύκολα μπορεί ο πελάτης να αλλάξει κωδικό χρήσης.
Υπάρχουν χρηματοκιβώτια που για να μπει ένας νέος κωδικός, πρέπει ο πελάτης πρώτα να πατήσει ένα κουμπάκι reset, που συνήθως βρίσκεται στο εσωτερικό του χρηματοκιβωτίου. Από την άλλη μεριά, τα πιο εύκολα στην χρήση τους χρηματοκιβώτια, δεν θέλουν reset και απλά και μόνο εισάγοντας ένα κωδικό και πατώντας ένα κουμπί, προσαρμόζονται σε αυτόν.
Συμβουλή μας σε αυτήν την περίπτωση είναι να επιλέξετε χρηματοκιβώτιο χωρίς reset, που είναι και πολύ εύκολο στη χρήση του.
Κωδικός master
Πέρα από τον κωδικό του πελάτη, θα πρέπει οπωσδήποτε το χρηματοκιβώτιο να έχει κωδικό master. Οι πελάτες και θα ξεχνάνε τον κωδικό τους, αλλά και θα αφήνουν το χρηματοκιβώτιο κλειδωμένο μετά το checkout. Έτσι λοιπόν πρέπει ο ξενοδόχος να έχει την δυνατότητα να ανοίγει το χρηματοκιβώτιο με έναν δικό του κωδικό ανάγκης.
Κατά προτίμηση, καλό θα ήταν να υπάρχουν παραπάνω από έναν κωδικοί master, για λόγους ασφαλείας. Σε περίπτωση που το χρηματοκιβώτιο έχει μνήμη, θα είναι πιο εύκολο να δείτε ποιος υπάλληλος του ξενοδοχείου άνοιξε το χρηματοκιβώτιο.
Μηχανικό κλειδί ανάγκης
Συνήθως μέσα στο χρηματοκιβώτιο ένας πελάτης μπορεί να έχει χρήματα ή και σημαντικά έγγραφα όπως διαβατήρια, και θα πρέπει ο ξενοδόχος να έχει πάντα εύκολη και γρήγορη πρόσβαση μέσα στο χρηματοκιβώτιο.
Τέτοιου είδους χρηματοκιβώτια είναι ηλεκτρονικές συσκευές και είναι πολύ πιθανό κάτι να πάθουν και για κάποιο λόγο να μην ανοίγουν με κωδικό. Φανταστείτε κάτι τέτοιο να συμβεί όταν ο πελάτης αναχωρεί και μπορεί να χάσει την πτήση του.
Έτσι λοιπόν υπάρχει η ανάγκη ένα ηλεκτρονικό χρηματοκιβώτιο πληκτρολογίου να έχει την επιλογή να ανοίγει και με μηχανικό κλειδί.
Συμβουλή μας είναι όποιο χρηματοκιβώτιο και να επιλέξετε, να έχει οπωσδήποτε κρυφό κλειδί ανάγκης.
Μνήμη κινήσεων
Όπως είπαμε παραπάνω, ένα απαραίτητο χαρακτηριστικό είναι ο κωδικός master. Έτσι, υπάρχει πιθανότητα το χρηματοκιβώτιο να το ανοίξει κάποιος που γνωρίζει τον κωδικό χωρίς τη συναίνεση του πελάτη. Πέραν από αυτό, μπορεί κάποιος κακόβουλος πελάτης να ισχυριστεί ότι ένας υπάλληλος του ξενοδοχείου άνοιξε το χρηματοκιβώτιο του.
Για το λόγο αυτό, καλό είναι ο ξενοδόχος να έχει τη δυνατότητα να μπορεί να δει ποιος άνοιξε το χρηματοκιβώτιο. Έτσι λοιπόν, τα πιο καλά χρηματοκιβώτια, διαθέτουν αυτή την επιπλέουν δυνατότητα καθώς έχουν μνήμη κινήσεων μέσα τους.
Αυτό που πρέπει να προσέξει ο ξενοδόχος με τα χρηματοκιβώτια με μνήμη, είναι το πώς εμφανίζουν τα ανοίγματα. Κάποια απλά το εμφανίζουν στην οθόνη τους, κάποια άλλα απαιτούν τη χρήση εξωτερικού προγραμματιστή, και τέλος κάποια άλλα χρειάζονται απλά τη χρήση μίας κάρτας μνήμης. 
Καλύτερο θα ήταν να αποφύγετε τις εξωτερικές συσκευές για δύο λόγους. Καταρχήν κοστίζουν και κατά δεύτερον μπορεί κάτι να πάθουν, π.χ. να σας σπάσουν, μετά από 5-6 χρόνια και να μην υπάρχουν καν διαθέσιμα προς αγορά.
Αν η μνήμη κινήσεων μπορεί να ακούγεται σαν υπερβολή, να λάβετε υπ’ όψιν σας πως αρκετές φορές μπορεί να γλυτώσει το ξενοδοχείο από ανεπιθύμητες καταστάσεις και νομικά προβλήματα.
Συμβουλή μας είναι να επιλέξετε χρηματοκιβώτια που έχουν μνήμη και να προσέξετε αυτή η μνήμη να είναι εύκολο να την δείτε χωρίς τη χρήση ιδιαίτερων εξωτερικών συσκευών.
Μοτέρ αυτόματης κίνηση πύρων
Ένα ακόμα χαρακτηριστικό σχετικό με την ευκολία χρήσης από τον πελάτη, είναι το μοτέρ αυτόματης μετακίνησης πύρων.
Κάποια χρηματοκιβώτια για να κλειδώσουν πρέπει ο πελάτης χειροκίνητα να γυρίσει το χερούλι για να μετακινηθούν οι πύροι. Για να ανοίξει το χρηματοκιβώτιο, θα πρέπει να εισάγει τον κωδικό του και να χρησιμοποιήσει και πάλι το χερούλι για να μετακινήσει τους πύρους.
Τα χρηματοκιβώτια με μοτέρ κάνουν την παραπάνω διαδικασία αυτόματα. Δηλαδή με το που πατήσει ο πελάτης του κουμπάκι για κλείδωμα, ή εισάγει τον κωδικού του για άνοιγμα, οι πύροι μετακινούνται αυτόματα με τη χρήση μοτέρ.
Συμβουλή μας είναι, για την ευκολία χρήσης του χρηματοκιβωτίου , να επιλέγονται χρηματοκιβώτια που κλειδώνουν αυτόματα με τη χρήση μοτέρ.
Επιπλέον επιλογές – ενοικίαση
Πολλές φορές οι ξενοδόχοι έχουν την ανάγκη της ενοικίασης για τη χρήση του χρηματοκιβωτίου. Μέχρι τώρα κάτι τέτοιο ήταν εφικτό είτε με τη χρήση συμβατής κλειδαριάς κάρτας, είτε με τη χρήση απλού χρηματοκιβωτίου με κλειδί.
Πιο πρόσφατο έχουν βγει στην αγορά λύσεις ηλεκτρονικών χρηματοκιβωτίων πληκτρολογίου με επιλογή ενοικίασης.
